Başarılı, yinelenebilir süreçlerin ve düzenli durum ve ilerleme raporları oluşturmanın öneminin farkında olabilirsiniz. Fakat yine de zaman zaman bu süreç ve raporların, oluşturdukları değerden fazla bezginlik yarattıklarını, yalnızca yapısal bir gerekliliğe hizmet ettiklerini düşünebilirsiniz. Birçok kuruluş, özellikle proje yönetim ofisi bulunan kuruluşlar, genellikle hazırlanması gereken planlar ve tamamlanması gereken raporlardan oluşan belli yöntemleri gerektirir. Bunlar arasında,

Temel gereklilik olarak (en iyi uygulamalarda)

  • bir iş bölümü yapısı;
  • kapsam, program ve maliyetin dayanakları;
  • bir proje yönetim planı; ve
  • paydaşlara yönelik iletişim planları

İsteğe bağlı olarak

  • organizasyon şeması
  • tedarik matrisi
  • pazar rekabet analizi

yer alır. Yöntemlerin ve süreçlerin değerlendirilmesi zaman ve çaba gerektirir. Artık kullanışlı olmasa bile insanlar çoğunlukla uzun bir süredir kullanılmakta olan bir uygulamayı sorgulamak istemezler. Fakat paydaşlarınıza gereğinden fazla bilgi verip vermediğinizi nasıl bilebilirsiniz? Düzenli olarak toplayıp, raporlarınızda yazdığınız veriler belki de analiz edilmiyor ya da herhangi bir şekilde değerlendirilmiyor olabilir. Süreçlerinizin etkili olduğundan ve bir değer oluşturduğundan nasıl emin olabilirsiniz?

Her Projenin Sonunda Anket Yapın

Her projenin sonunda, tarafsız bir gruba anket yaptırın. Ekibinize, belirlenmiş süreçlerin her yönüyle uygulanıp uygulanmadığını, uygulanmamışsa nedenini sorun. Müşterilerinize ve paydaşlarınıza, son ürünün, hizmetin ya da elde edilen sonucun gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığını sorun; karşılamamışsa, bunun süreçle ilişkili olup olmadığını irdeleyin. Süreçlerin gereğini yerine getirebilmek için bir haftada ya da bir ayda ne kadar zaman harcadığınıza bakın. Süreçlerin değerini, yararlarını ve nasıl iyileştirilebileceklerini sorgulayın. Bazı kişiler sürecin kullanılma nedenini anlamıyor olabilirler. Örneğin, projede yapılan ölçümlerin, proje ekibinde yer almayan kişilerce nasıl kullanıldığının ve geleceğe yönelik olarak gereken plan ve raporların en iyi şekilde nasıl hazırlanacağının yeniden ele alınmasına ihtiyaç duyabilirler.

Proje Toplantılarını ve Raporlarını Gözden Geçirin

Toplantılarınızı değerlendirin ve katılan herkesin gerçekten orada bulunması gerekip gerekmediğini belirleyin. Katılan her kişinin belirlenmiş bir rolünün olması ve bu kişilerin karar verebilmesi gerekir. Ayrıca, her toplantının sonunda, o toplantının hazırlığı ve yürütülmesi için gereken süreyi, toplantı sonucunda belirlenen iş listelerinin ve alınan kararların değerini irdeleyin. Proje raporunun faydasını değerlendirmek için paydaşlarınızla görüşün. Raporları okuyup okumadıklarını sorun.

Ekip üyeleri ayrıca, kendilerine gelen münferit bilgi isteklerini de değerlendirmeli; bu yolla, var olan raporların paydaşların başlıca kaygılarına karşılık verip vermediğini ele almalıdır.

Her raporun hazırlanması için gereken süreyi ve raporun hazırlanmasında standart bir şablon kullanılıp kullanılmadığını saptayın.

Süreç İyileştirme Planı Hazırlayın

Süreç ve raporlarınızı değerlendirip, neden etkili olmadıklarını ya da iyileştirilme ihtiyacının nedenlerini tanımladıktan sonra artık süreç iyileştirme planını hazırlayabilirsiniz.

Bu planda, önerilen değişiklikler ve bu değişikliklerin sağlayacağı yararlar betimlenir. Yanı sıra, iyileştirmelerin nasıl uygulanacağı ve gelecekte nasıl değerlendirileceği de ele alınır.

Süreçlerinizi Sorgulayın

İçinde bulunduğumuz hızlı tempolu, küresel proje ortamında, kuruluşumuzun hedeflerini ve stratejik önceliklerini karşılayabilmek için zamanı etkili kullanmamız zorunludur.

Geçmişin “tecrübeyle sabit” yaklaşımları artık bugün için geçerli olmayabilir. Yalnızca kusursuz olduğu düşünülen süreçlerin sürdürülmesi gerekir. İyileştirilmesi gereken süreçler iyileştirilmeli, kullanılmayan diğer süreçlerden ise vazgeçilmelidir.

Ginger Levin, PMP, PgMP

bottom
Web Site Tasarm & Uygulama Mavi-Mart