Uzunca bir süredir kuruluşların gündeminde yer alan Proje Yönetim Ofisleri (PYO’lar), birçok kuruluşun standart uygulaması haline geldi. Ama PYO’ların temel amaç ve işlevleri yine de hâlâ sorgulanıyor ve tartışılıyor.

PYO’ların birkaç düzeyde, örtüşen ya da çelişen işlevlerle geliştiği kuruluşlarda ise bu durum daha da karmaşık hale geliyor. Diğer yandan, amaç net olsa bile, bakış açısının çok dar olması da PYO’nun değerini kısıtlıyor.

Tıpkı DNA’nın tüm canlı organizmaların gelişim ve işlevlerinde kullanılan genetik talimatları içermesi gibi, burada da, başarılı bir PYO kurmayı sağlayan tüm ögeleri kapsayan bir kod ya da model söz konusu mudur?

Ele aldığınız konular ve gereksinimleriniz;Kuruluşunuza ait PYO’nun kendine özgü biçimi, işlevi ve yapısı, belli bazı unsurlara bağlıdır:

  • Kuruluşunuzun büyüklüğü ve tipi, projelerinizin niteliği ve kapsamı; ve
  • Kuruluşunuzun proje yönetimi konusundaki yetkinliği.

Bununla birlikte, bir PYO’nun ana ögelerinden birçoğunun tanımlanıp, haritalarının çıkarılması mümkündür.
Son on yılda, “Yeni Nesil PYO’ların Kurulması ve Portföy Yönetimi” konularıyla ilgilenenler, PYO’ların ana işlevlerinin geliştirilmesine yardımcı oluyorlar. Aslında burada yapılması gereken; DNA’sının şifresinin çözülmesi ya da başarılı bir PYO’nun, her yapıdaki kuruluş ya da şirkete göre ölçeklendirilebilecek ve uygulanabilecek ana ögelerinin tanımlanması olarak karşımıza çıkıyor.

PYO’nun DNA’sında Bulunan Altı Öge
PYO’ya bütüncül bir bakış oluşturmak için tümleşik bir çerçeve şarttır. PYO’nun DNA’sı, PYO’nun işlevlerinin, aşağıdaki şemada gösterilen şekilde altı geniş kapsamlı kategori altında düzenlenmesini sağlar.

  1. Uygulama ve performans: Standartlaştırılmış süreçler, yöntemler, araçlar, şablonlar ile uygulama ve gerçekleştirme kapasitesini artıracak eğitim ve destekleri sağlayarak, proje uygulamasının taktik unsurlarına odaklanır.
  2. Stratejik karar desteği: Proje seçimi ve önceliklerin belirlenmesine yönelik bilgi sağlayarak, risk, kaynak kapasitesi ve talep yönetimi değerlemesine yönelik önemli bilgileri vurgulayarak ve iş uyumu, yarar sağlama ve değer yönetimine yönelik karar desteği sağlayarak portföy yönetimini kolaylaştırır.
  3. Yönetişim: Stratejik unsurlarla taktik unsurlar arasında bağ kuran bir karar yapısı oluşturur ve ilkelerin, yöntemlerin belirlenmesi, yeniliklerin benimsenmesi gibi yönetişim mekanizmalarının oluşturulması dahil, kilit proje/program kararlarını kolaylaştırır ve güçlendirir.
  4. Performans yönetimi ve raporlama: Proje, program ve portföyün izlenmesi ve yönetimine yardımcı olan raporlar yoluyla konsolide bilgi ve şeffaflık sağlar.
  5. İletişim ve ilişki yönetimi: Bağlantıları ve bağımlılıkları tanımlar, sistemdeki kopuklukları ve darboğazları saptar, organizasyonel silolar genelindeki iletişim ve kesişim sorunlarını çözümler ve paydaşlarla ilişkileri geliştirip yönetir.
  6. Organizasyon değişim yönetimi: Proje yönetimi, temelde değişimin yönetimi demek olduğu için, PYO değişimin kolaylaştırılmasına ve bu değişimin hazırlanmasına yardımcı olabilir.

Tipik bir PYO’da yukarıdaki ögelerin, tek tek ya da ikili veya daha fazla gruplar halinde bulunması mümkündür; ancak altısının birden, bütüncül bir düzende birbiriyle bağlantılı olarak bulunması enderdir.

DNA düşüncesini PYO’nuza nasıl uygulayabilirsiniz? PYO’nuzu bu altı öge açısından ayrı ayrı değerlendirin; güçlü, zayıf yanlarınızı ve eksik halkaları belirleyin. Kuruluşun acı/ağrı noktası ile iş gereksinimleri, odaklanılması gereken öncelikleri belirleyecektir.
PYO’nun DNA’sı düşüncesi, altı ögenin birbirlerine olan karşılıklı ilişki ve etkileridir. PYO’nun değerinin sürdürülebilirliği için bu ögeler arasında bağlantı ve denge kurulması, bu ögelerin optimize edilmesi şarttır.

Mr. Jack S. Duggal, MBA, PMP

bottom
Web Site Tasarm & Uygulama Mavi-Mart