Hangi tür olursa olsun, bir organizasyonda proje yönetmek kolay bir iş değildir. Organizasyon yapısı fonksiyonel olur, proje temelli olur, ya da her ikisinin bir karması matris türü olur.

Bu senaryoda, proje yöneticileri genelde yönetim takımının bir üyesine rapor ederler ve proje ekibi farklı fonksiyonel alanlardan gelen kaynaklardan oluşur. Zayıf ya da dengeli matris organizasyonlarda proje yöneticileri, kısıtlı yetki ve bağımsızlığa sahipken, güçlü olanlarda projenin tam hakimi olurlar.

Kaynaklara erişebilirlik ve proje önceliği fonksiyon yöneticileri ile proje yöneticileri arasında sürtüşmeleri tetikleyebilir ve zayıf ve dengeli matris organizasyonlarda bu bir meydan okumaya dönüşebilir. Ekip üyeleri aşağıdakilerle sınırlı olmayan pek çok konuyla uğraşmak zorunda kalır:

• Sadakat (fonksiyon yöneticisi ile proje yöneticisinin karşı karşıya kalması);
• İletişim tarzları (proje yöneticisini gücendirmeden patronunun beklediği mesajın verilmesi); ve
• Karar verme becerisi (kimin onayı gerekli?).

İnsan faktörünün yönetimi her zaman zor olmuştur ve bu zorluk kültürel farklılıklardan kaynaklanan karmaşık durumlarda daha da artar.

Aşağıdaki hususlar değerlendirmelerde önem kazanmaktadır:

Organizasyonunuz daha çok hiyerarşik mi yoksa eşitlikçi bir kültüre mi sahiptir?

Açık bilgi paylaşımı ve işbirliğine pozitif yaklaşım başarılı projelerin olmazsa olmazıdır. Hiyerarşik ortamlar zayıf ve dengeli matris organizasyonlarda ek bir kısıt yaratma eğilimindedirler. Bilgi seviye temelli olarak korunur. Görev ve sorumluluklar katıdır, dolayısıyla işbirliği sekteye uğrar. Bilgi, eşitlikçi ortamlarda proje başarısına daha az engel yaratacak şekilde, daha serbest akar.

Kültürünüz kurallara mı yoksa ilişkilere mi odaklıdır?
Matris organizasyonlarda projeler, insanlar için olduğundan daha çok sadakat gerektirir. İlişki temelli kültürlerde organizasyondaki pozisyonlar değil, uzun vadeli ve insanların içinde kalma eğilimi gösteren sadakat ön plana çıkar. Burada bir “kişiye göre değişir” yaklaşımı söz konusudur. Proje ekibi üyeleri kişisel ilişki içinde oldukları kişilere olan sadakatlerini proje yöneticisine olan sadakatlerinin önüne koyarlar ki, bu ek bir kısıt daha yaratır. Kurallara dayalı kültürlerde, proje ekibi üyeleri fazla seçenekleri olmadığını bilirler ve “kural kuraldır” diyerek kabullenirler.

Matris organizasyonlar organizasyonel kültürünüzle uyumlu mudur?

Organizasyonel kültür kurumun merkezinde geliştirilir ve bir misyon ve vizyonu destekleyecek şekilde yayınlanır ve yerelleştirilir.

Ulusal kültürü, coğrafyayı, hükümet düzenlemelerini ve pazar koşullarını içeren yerel dış etkenler, organizasyonel kültürün etkin bir şekilde özümsenmesini etkileyecektir. Etkinlik kavramı global değil yerel olarak algılandığı için organizasyonel kültür hiçbir yerde %100 özümsenmiş kabul edilmeyecektir. Matris organizasyonların her yerde çalışmasını sağlamaya çalışmak mevcut farklılıkları inkar etmek anlamına gelir.

Proje yöneticileri şirket kültürünün empoze ettiği iddialı hedeflere nasıl ulaşabilirler? Bir matris organizasyonda daha etkin bir proje ortamı yaratmaya yardımcı olacak önerilerden bazıları şunlar olabilir:

• Organizasyon şemasını iyi öğrenin ve özümseyin. Hiyerarşik kültürler talimata değer verir, takdir eder ve bunu ister. Hiyerarşide önce pozisyonunuz sonra organizasyondaki fonksiyonunuz gelir.
• Net bir proje beratı hazırlayın ve proje yürütme kurulunun çatışma yönetimi ve yetki devri gibi sorumluluklarını belirleyin. Üst düzey çatışmaların yürütme kurulu tarafından yönetilmesine izin verin.
• Proje yöneticisi olarak her zaman, projeyi hem içten hem de dıştan etkilemenize yardımcı olacak şekilde güçlü bir ağ oluşturmanız gerekir. İşiniz ve rolünüz arasındaki önemli ayrımı ortaya koyun: İşiniz projeyi yönetmek. Rolünüz ise, örneğin eğitmen, öğretmen, koç, irtibat veya temsil olabilir.

Organizasyonun matris olup olmadığına bakılmaksızın, proje yöneticisi projenin önemini ve başarıyla tamamlandığında getireceği yararları vurgulayarak tarafları etkilemeli ve onlara liderlik etmelidir.

Jamie B. Gelbtuch, MBA, PMP
Conrado Morlan, PMP, PgMP

bottom
Web Site Tasarm & Uygulama Mavi-Mart