İletişim, projelerin can damarıdır. Proje yöneticileri genellikle formel iletişime daha çok güvenseler de başarılı proje yöneticileri, sonuca ulaşmak için informel iletişim becerilerinden nasıl yararlanılacağını bilirler.

Bir proje yöneticisinin, projesine ilişkin bazı kritik kararlar konusunda kilit paydaşlardan görüş alması gerektiğini düşünün. Bunu yapabileceği birçok yol vardır:

  • Projenin web sitesini günceller ve görüş bildirilmesini ister.
  • Haftalık proje raporunun bir bölümü olarak e-postayla güncelleme gönderir ve yanıt verilmesini ister.
  • Yanıt almak için anlık mesaj ya da Twitter kullanır.
  • İş takvimini gözden geçirir ve toplantı düzenler.
  • Kilit isimlerden birkaçına ulaşarak bire bir görüşmeye çalışır.
  • Önemli paydaşlarla koridorda konuşma ya da birlikte kahve içme fırsatını kollar.

Yukarıdaki seçenekler, iletişim kanallarının çeşitliliğini göstermektedir. Proje iletişim planlarında formel kanallar tanımlanıp vurgulanmakla birlikte, koridor ve öğle yemeği sohbetleri gibi informel kanallar doğal, zengin ve interaktiftir ve iletişimin yanı sıra ilişki ve güvenilir bağlar kurmaya yardımcıdır.

Bilgi notları, web sitesi güncellemeleri, e-postalar ya da düzenli olarak planlanan toplantılar aynı etkiyi yapmaz. Yaygın biçimde kullanılan bu formel kanallar hem usandırıcı olabilmektedir hem de bugünün dünyasında karşı karşıya olduğumuz bilgi bombardımanı altında gereksinim duyulan kişisel ve doğal etkileşimin niteliği ile yoğunluğundan yoksundur.

İnformel İletişimdeki Sorunlar
İnformel iletişim kanallarına karşı çıkan tezlerden biri, informel tartışmalarda işlerin kontrolden çıkabileceğini ve gerekli kanıt ve belgelerin yokluğunu öne sürer. İnformel kanallar, söylentilerin kulaktan kulağa yayılmasına da fırsat verir.

Ya bloglar, wiki sayfaları, Twitter, LinkedIn grupları ya da Facebook gibi yeni sosyal medya? Diyalog ve tartışma ortamı sağlayan bir ortak çalışma platformunda daha geniş bir gruba ulaşmanızı sağladıkları için belli türden iletişim söz konusu olduğunda etkili olabilirler. Ancak bu kanalların, bir anlamda ‘körlemesine atış’ etkisi vardır—geniş bir kitleye yayın yapar, mesajınızın karşı tarafa doğru olarak ulaşıp tartışmaya açılacağını umarsınız.

Bunlar geçerli kaygılar olmakla birlikte çözüm kolaydır. İnformel konuşma ve iletişimi, yazılı olarak doğrulayarak ya da gönderdiğiniz bir yazıyı informel iletişimle takip edebilirsiniz.
İstemiş olduğunuz formel belgeleri gönderdikleri halde onları aradığınız için şaşıran kişilere mutlaka denk gelmişsinizdir. Her şeyi belgeleyemeyeceğinizi anlamazlar—farklı yönleriyle araştırılması, daha derine inilmesi, tartışılması ve daha farklı açılardan ele alınması gereken şeyler daima vardır.

Benzer biçimde, bazı kişiler resmi grup ortamında soru sormaktan çekinirler; belki de planladığınız proje toplantısından çıkınca su dolabının çevresinde herkesin üzerine düşen görevi tam olarak anlayıp anlamadığını takip edebilirsiniz.

Mesele, bilgi toplayıp, mesajınızı iletmenin en etkili yolunu bulmak için formel ve informel iletişim kanallarının dengeli kullanılmasıdır.

Formel ve informel iletişim kanallarının etkili biçimde dengelenmesine ilişkin bazı ipuçları:

Çeşitlendirin – Genellikle önce formel iletişim kanalları kullanılır; yanıt alınamazsa informel kanallara başvurulur. Önce informel yolların kullanılması, ardından formel bir doğrulamayla takip edilmesi daha etkili bir yöntem olabilir. Böylece, önce tohumları ekersiniz; insanlar sizden bilginin gelmesini bekler, geldiğinde de yanıt verirler.

Planlayın – İletişim planınızda informel iletişim yer alıyor mu? Hazırlıklı olmak ve iletişim planınıza informel iletişimi ele alan bir bölüm eklemek iyi bir fikirdir.

Geribildirim Alın – Doğru iletişim kanallarını kullanıp kullanmadığınızı değerlendirmek için sürekliliği olan geribildirim döngüleri oluşturun. Paydaş memnuniyeti hakkında içgörü edinme ve memnuniyet düzeyinin ölçülmesinde informel yöntemler daha etkilidir. Bazı kişiler resmi toplantılarda rahatça konuşamasalar da resmi olmayan ortamlarda kendilerini daha rahat hissederler.

Formel iletişim, bir projenin iskeleti gibidir; yapısını oluşturur. İnformel kanallar ise iletişimi sağlayan ağı oluşturan sinir sistemidir. Her ikisi de gereklidir; doğru işleyip, sonuç vermeleri için aralarında denge kurulması ve doğru kullanılmaları gerekir.

Jack S. Duggal, MBA, PMP

bottom
Web Site Tasarm & Uygulama Mavi-Mart