Eğer bir proje yöneticisi iseniz, proje yaşam döngüsü boyunca değişiklik talepleri ile karşılaşmanız kaçınılmazdır. Peki, siz bu talepleri nasıl yanıtlıyorsunuz? Kabul mü ediyorsunuz? Yoksa tümüyle karşı mı çıkıyorsunuz?

Bu sorulara verilebilecek en kısa yanıt: “ŞARTLARA GÖRE DEĞİŞİR”

Bu durum, projenin karmaşık yapısından, rekabet şartlarına; pazarlama ihtiyaçlarından proje yapısının ne kadar iyi analiz edildiğine kadar çeşitlilik gösterir. Bu aşamada Proje Yönetim Ekibinin yapması gereken değişiklik taleplerinin neden ortaya çıktığının tespit ve teşhis edilmesi; bu durumlara karşı yönetim yaklaşımlarının geliştirilmesidir.

En kritik proje yönetim yaklaşımlarından biri Değişiklik Kontrolü’dür. Peki, projelerin farklı karmaşık yapıları ve düzeyleri olduğu düşünülürse bu karmaşık yapıda Değişiklik Kontrolü nasıl yapılacaktır?

Düşük ve Orta Seviyede Karmaşık Projeler
İstikrarlı şartları ve birkaç bağımlılıkları ile kısa süreli projeler için “şelale modeli” son derece etkilidir. Aktivitelerin doğrusal bir sıralama ile gerçekleşeceği ve bir aktivite başlamadan diğerinin tamamlanmış olacağı, örneğin inşaata başlamadan tasarımın tamamlanacağı öngörülür. Proje etkinliklerinin önceden tahmin edildiği, araç ve tekniklerin, aktivitelerin açık bir şekilde anlaşıldığı ve herhangi bir fazın tamamlandıktan sonra bir daha tekrarlanmayacağı varsayılır.

Bu modelin gücü, gelişim için adımlar ortaya koymasından ve ihtiyaçların önemini vurgulamasından gelir. Kısıtlar ise, projelerin yapı itibariyle nadiren doğrusal bir sıra izlemesi ve ihtiyaçları önceden belirlenmesindeki zorluklardır.

Bu sebeple tasarım ve uygulama süreçleri başladığında Değişiklik Yönetim Sistemi’nin;
– İş gerekçelerini belirlemesi ve önerilen değişikliklerin değerini tespit etmesi,
– Değişiklik Talebini, Maliyet ve Zaman yükümlülükleri açısından değerlendirmesi,
– İş gerekçelerine göre Değişikliğin kabulü, ertelenmesi veya geri çevrilmesi konusunda tavsiye vermesi,
– Onay talebinde bulunması ve
– Onaylanan taleplerin yerine getirilmesini sağlamalıdır.

Proje Yönetim Ekibinin yapması gerekenler ise; eğer daha önceden organizasyonel süreçlerde tanımlanmış bir plan yok ise veya Proje her zamanki süreçlerden farklı bir doğrultuda ilerlemekte ise Değişiklik Yönetim Planı geliştirmektir. Değişiklikleri kontrol etmek için araç olarak karışık olmayan tablolar kullanmak yeterlidir.

Üst Seviyede Karmaşık Projeler
Üst Seviye yapıdaki karmaşık projeler doğaları gereği daha zor öngörülebilir olduğundan Proje Yönetim Ekibi tarafından yüksek risk bileşenlerini ve gereksinimleri belirlemek veya kavramsal ispatlarda bulunabilmek için “Hızlı Modelleme” – Bir fikrin mümkün olduğunu kanıtlamak için hızlı bir çözüm bileşeni – ve Şelale Modelinin iteratif / tekrarlanan bir şekilde kullanılmasını öngören “Spiral Model” sıklıkla kullanılır.

Bir başka çözüm ise; önceki tecrübe ve öğrenilen derslerden yola çıkarak bir sonuç sağlayan “Evrensel Gelişim Modeli” dir. Bu model yapılan işin değerine ve yüksek risk alanları belirlendikten sonra yüksek değerli bileşenlerin öncellikle tamamlanmasına dayanır.

Aynı zamanda “Bütün seçeneklerimizi açık tutalım” yaklaşımı olarak da nitelenen bu modelde katkısı olabilecek değişiklikleri ve değişim maliyetini azaltacak çabaları destekleyen bir Değişiklik Yönetim Sistemi şarttır. Bu çerçevede ileride yaşanacak artışlarla kapsamın belirlenmesi için çok fazla zaman harcamak yerine mevcut artışların üzerindeki değişikliklerin kontrol edilmesi yeterlidir.

Sürekli gelişme için esnek bir Değişiklik Yönetimi çok önemlidir. Bu sebeple Proje Ekibi gelen değişiklik taleplerine hemen karşı çıkmamalı, talepleri yönetmeli ve desteklemelidir. Üst Seviye projelerde gelişmiş ve karmaşık yapıda olan Değişiklik Yönetim Sistemleri kullanılmalıdır.

Mega Projeler
Daha önce yapılmamış ve denenmemiş projelerde Yönetim Takımında “İyimserlik İttifakı” hakimdir. Bu düşünce takımı belirgin bir şekilde gereksinimleri hafife almaya iter. Örneğin Boston Büyük kazı projesi 2.6 Milyar $ olarak öngörülmüş fakat 14.8 Milyar $ a mal olmuştur.

Bu ölçekli büyük projelerde Değişiklik Yönetim Sistemi uygulamaları oldukça zordur. Gelen değişiklik taleplerine karşı karar verebilmek ve uygulamaya geçebilmek için takım olgusu, Stratejik Yönetim Planı, son derece karmaşık değişim kontrol süreci ve bir takım sofistike araçlar kullanmak kaçınılmazdır.

Asıl Soru Ne?
Değişimi yönetmeli miyiz? Değişimi engellemeli miyiz? Yoksa Desteklemeli miyiz? Bu pek çok şeye, özellikle de projenin içinde bulunduğu karmaşık yapıya, proje belirsizliklerine ve kritik noktaların göz önünde bulundurulmasına bağlıdır. Sizlerde Projenin yöneticisi olarak kararlarınızı gösterilen çabanın karmaşık yapısını düşünerek vermeniz gerekir.

Kathleen B. Hass, PMP

bottom
Web Site Tasarm & Uygulama Mavi-Mart