Her proje başarısızlığa uğrayabilir. En deneyimli, en usta proje yöneticisi bile zaman zaman kendini sorunlu bir projenin içinde bulabilir.

Projede sorun yaşanması proje yöneticisinin mutlaka işini kötü yaptığını göstermez. Projelerin yolundan sapması çeşitli nedenlerle mümkündür; bunlardan bazıları sizin kontrolünüzün dışındadır.

Projelerde yaşanan sıkıntıların sık görülen nedenlerinden bazıları nelerdir, projenin yeniden yoluna sokulması için atılabilecek sağduyulu adımlar hangileridir?

Makro düzeyde, projelerin sorun yaşama nedenlerini genellikle bir ya da birkaç nedene bağlayabiliriz:

Kötü Planlama: Gerçekçi tahminler ve projenin hedeflerine ulaşılması için gerekli her faaliyeti kapsayan iş paketleri ile iyi tanımlanmış bir proje planının varlığı,
projeye olası sorunlara karşı bağışıklık kazandırmaz.

Doğru planlama, projenin tüm paydaşlarının belirlenip, bu paydaşların yaklaşımları, etki düzeyleri ve iletişim gereksinimlerinin anlaşılmasını içermeli; planın da bu gereksinimleri karşılaması sağlanmalıdır.

Kurumunuzun süreçleri olgunlaşmamış ise ya da ivedilik gerektiren konularda zaman kısıtlama yöntemi kullanılmıyorsa, belirsiz ya da açık uçlu proje gereksinimleri, çoğu durumda sorunları hazırlayan bileşenlerdir. Tüm gereksinimlerin görülememesi ve net olarak kavranamaması, uygulama sırasında çok fazla değişiklik yapılmasına, dolayısıyla projenin rayından çıkma potansiyeli taşımasına yol açabilir.

Yanlış Beklentiler: Paydaşların beklentileri genellikle proje sürecinde değişir. Daha doğrusu, sponsorlar da dâhil, paydaşlar değişir. Değişen gereksinimler ile paydaşlara projenin sonuna kadar aynı dikkatle kulak veriyor musunuz? Projeye yeni kişiler katıldığında ve/veya kuruluşun gereksinimleri yön değiştirdiğinde proje yöneticilerinin bu değişikliklere tepki vermesi gerekir; aksi halde sorun yaşama eğilimine girmeleri mümkündür.

Paydaşların, projenin çok geç bir aşamasında değişiklik talep ettiği bir projede hiç çalıştınız mı, ya da bunun yaşandığı bir proje biliyor musunuz? Geç aşamada talep edilen değişiklikler ya da bu tür değişiklik taleplerinde bulunma potansiyeli, sorunları hemen belli eder. Her proje, paydaşların erken aşamadaki «yapıcı eleştiri» ve katkılarına açık olan, bu eleştiri ve katkıların proje sürecinde giderek azaldığı doğal bir döngüye sahip olmalıdır.

Etkisiz Risk Yönetimi: Risk yönetimi tüm proje faaliyetlerini destekleyen bir zemin olmalıdır. Unutmayın ki riskler, olumlu (fırsat) oldukları kadar olumsuz da olabilirler; ama «olumlu sorun» diye bir şey yoktur.

Bütün sorunlar kötüdür. Risk yönetimi, risklerin kaydını tutmaktan ibaret değildir. Risk yönetimi, tüm risklerin dikkate alınması, bu riskleri sınıflandırma yollarının ve bu risklere karşı tepki yöntemlerinin ekip halinde oluşturulması, fikir birliğine vararak bunların izlenmesi için harekete geçilmesidir.

Projenin her unsuru risk taşıyabilir—iş planı, bütçe, güvenlik, kalite ve tüm diğer unsurlar. Bu çalışmalar projede doğru biçimde yürütülmediği zaman risk yönetimi etkisiz hale gelir.

Proje sorunları «bilinmeyen bilinmeyenler»den doğar. Bu nedenle, yönetim akçesi ve yedek akçe planları, risk tepki planlarına dahil edilmelidir.

Projesini bulanık sularda bulan proje yöneticisinin, projeyi yeniden rayına sokmak için atabileceği adımlar hangileridir? Nelerin yapılabileceği, çalıştığınız kuruluşun tipine ve size verilmiş yetkilere bağlı olarak değişir. Aşağıda, birçok kuruluş tipi için geçerli olabilecek bazı «düzeltici önlemler» verilmektedir.

1. Erken belirleme. Projenin sıkıntıya düşmesini önlemeye çalışın! Projelerde sorunlar genellikle bir anda baş göstermez, bu yönde ilerleyen «bir yola girerler». Sorunların erken aşamada belirlenmesini sağlayacak yerleşmiş bir sistem ile yordamların bulunması, belirtileri baş göstermeye başladığı zaman sorunun etkilerinin sınırlanmasının anahtarıdır. Bir proje yöneticisi, «alarm çanını çalmaya» hazır, projenin kilit paydaşlarının erken aşamada uygulayacağı düzeltici önlemlerde kendisini desteklediklerinden emin olmalıdır.

2. Sorumluluğu Kabul Edin. Proje yöneticisi ve diğer üyeler, projenin yolundan ayrılmasının sorumluluğunu (proje üzerindeki kontrolleri ölçüsünde) kabullenmelidirler. Proje yöneticisi, projenin —doğru paydaşların yardımıyla— yeniden rayına oturtulmasının sorumluluğunu da üstlenmelidir. Yönetimin, belki projenin temel ekibinin yanı sıra çalışacak bir risk tepki ekibi oluşturarak, sorunların üstesinden gelinmesinde proje yöneticisine yardım etmesi gerekebilir.

3. Esnek olun, görüşlere açık olun. Her projenin paydaşları ile proje ekibinde yer alan üyeleri o projeye özeldir. Daha önceki projelerinizde geçerli olan, o andaki durum için en iyi çözüm olmayabilir. Ekibinizin görüşlerini alarak, projenizin işleyişini gereksinimlere göre uyarlamaya açık olun.

4. Sözleşmelerinizi ya da referans temellerinizi düzenlemeye açık olun. Beklentilerin karşılanamadığı durumlarda bu özellikle geçerlidir. Ortak olarak kabul edilen proje beklenti gruplarının belirlenmesi ve öncelik sırasına konması için gereken adım ve süreçleri değerlendirin. Gerekirse, kapsamlı bir değerlendirme yapın; işe sıfırdan başlayıp, projenin uygulanabilirliğini yeniden ele alarak, «Proje hâlâ stratejik hedefleriyle uyumlu mu?» ve «Proje hâlâ yürütülmeye değer bir proje mi?» sorularını sormaya hazır olun.

Birden fazla projede çalışıyorsanız, büyük olasılıkla meslek yaşamınızın bir döneminde kötü işleyen bir projede yer alacaksınız ya da yer almışsınızdır. Zararı kısıtlamanın anahtarları, belirtilerin nasıl ayırt edilip, mümkünse «bozulmanın» erken aşamada nasıl durdurulabileceğinin bilinmesidir.

Böyle bir durumla karşılaştığınızda biraz geri çekilip sorunun temel nedenlerini bulmaya çalışın; aceleyle, düşünmeden gösterilen tepkilerin kurbanı olmayın; baş gösteren sorun ya da sıkıntıyı iş işten geçmeden ele almanızı sağlayacak sağlam yöntemler belirleyin.

Durumu yadsımak, sizi harekete geçmekten alıkoyacak güçlü bir etken olabilir. Proje paydaşlarınızla sıkı iletişim içinde ve her konuya açık olun; eğer etkinin azaltılması için bir plan uygulayacaksanız atılan adımların kaydını mutlaka tutun. Olumlu gelişme sürecine girildiğinde, paydaşları gelişmelerin nasıl şekillendiği —umarız iyi yönde— konusunda bilgilendirin.

Gary Hamilton, PMI Community Post

bottom
Web Site Tasarm & Uygulama Mavi-Mart